Рокитнянський архівний сектор

архівного відділу
Білоцерківської районної державної адміністрації

Київської області

a

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2020 рік


Звіт про роботу архівного сектору

Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області

за 2020 рік

1. Стан науково-технічного опрацювання документів.

В  2020 році упорядковано 1000 од. зб. управлінської документації постійного зберігання, в тому числі власними силами підприємств 955 од. зб., приватними підприємствами 45 од, зб.; управлінської документації тимчасового зберігання упорядковано 88 од. зб., в тому числі трудовим архівом 2 од. зб.,  власними силами підприємств 86 од. зб.; документів з  кадрових питань (особового складу)  3319 од. зб., в тому числі трудовим архівом 1630 од. зб.,  власними силами підприємств 271 од. зб., приватними підприємствами 1418 од, зб. Всього упорядковано 4407 од. зб.

2. Поповнення мережевими електронними інформаційними ресурсами та формування на їх основі відповідних архівних колекцій.

        Робота не проводилася

3. Контрольні списки працівників архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій, міських рад.

Штатна чисельність працівників архівного сектору – 2 шт. од. Вакантних посад немає. Дві особи мають статус державного службовця.

        Штатна чисельність працівників трудового архіву – 2 шт. од. 

4. Виконання плану заходів на 2020 рік до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду.

         На  виконання п.2 Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ архівним  сектором у  2020 році  зроблено перевірку наявності по 6 фондах, 1711 справ (план 1592 од. зб.),  а саме:

1. Рокитнянське районне споживче товариство                                   - 336 справ;  

2.Редакція газети «Вісник Рокитнянщини»                                          - 200 справ;

3. Бушевська сільська рада                                                                - 412 справ;

4. Ольшаницька сільська рада                                                            -  490 справ;

5. Відділ у справах сім’ї та молоді  Рокитнянської районної

    державної адміністрації                                                                    -  32 справ;

6. Рокитнянський районний центр зайнятості                                        - 241справ.                                                    

4. Список справ архівного відділу (сектору), що знаходяться у  у розшуку (тільки тих, що не виявлені протягом 2020 року).

        Протягом 2020 року  не виявлено справ, що перебували у розшуку.

5. Список справ архівного відділу (сектору), що перебували у розшуку та виявлені  протягом 2020 року.

        Протягом 2020 року  не виявлено справ, що перебували у розшуку.

6. Зміни до списків справ, на які створено страхових фонд, або відсутність таких змін.

        Страховий фонд на документи  НАФ не створювався.

7. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у 2020 році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у 2021 році.

     На прийомі побувало  223  громадян. Виконано 112 соціально-правових запитів, з них 65  з позитивним результатом  та 47 з рекомендаціями звернутись за місцем знаходження документів. Тематика соціально-правових запитів:  прийняття на роботу і в  члени колгоспу -  53,8 %, зарахування до стажу років, в яких не відпрацьовано встановлений мінімум вихододнів для членів колгоспу -  2,7 %,  про встановлений обов’язків мінімум вихододнів для членів колгоспів – 35,4 %, про навчання -3,2 %, надання декретних відпусток по догляду за дітьми -4,9 %.

     8. Кількість запитів та їх тематичний перелік що виконувалися на платній основі.

В 2020 році на платній основі запити не виконувалися.

9. Оснащення читальних залів  копіювальною технікою.

        Копіювальна техніка відсутня.

        Окремо виділеної кімнати під читальний зал немає. Відсутні спеціальні місця    для здійснення користувачами копіювання документів власними технічними засобами.

10. Впровадження в роботу архіву послуги з надання цифрових копій  архівних документів засобами електронного зв’язку за електронними замовленнями користувачів, кількість таких замовлень у 2020 році та їх відсоток від загальної кількості.

        Для  впровадження в роботу  архіву послуг з надання цифрових копій архівних документів відсутня необхідна техніка, немає окремо виділеної кімнати для читального залу.  Таких замовлень в 2020 році не було.

10. Наявність можливості доступу користувачів до цифрових копій документів (on-line доступ та/або робочі місці в читальному залі, що обладнані ПЕОМ для перегляду цифрових копій документів), довідкового апарату  (анотовані  реєстри, путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних тощо) в електронному вигляді. Проведена протягом 2020 року робота з поповнення довідкового апарату, розміщеного на власному вебсайті.

        В архівному секторі немає окремо виділеної кімнати для читального залу, робочі місця в читальному залі не обладнані ПЕОМ, відсутня можливість доступу користувачів до цифрових копій документів.

      В 2020 році проводилась  робота з поповнення довідкового апарату, розміщеногона власному вебсайті. До електронної пошукової системи офіційного  вебсайту архівного сектору   внесено 71 опис справ постійного зберігання на 19904 од. зб. (98,6% від загальної кількості фондів), з них у 2020 році внесено 1 опис справ на 818 од. зб.

Проводиться каталогізація. В 2020 році тематичне розроблення проходили 4 фонди, 83 одиниць зберігання, сформовано та внесено до електронного каталогу  3589 тематичних  карток на управлінську документацію. Всього тематичне розроблення пройшли 22 фонди, 1586 од. зб., сформовано 12449 тематичних карток.

Інформація доступна для всіх зацікавлених користувачів.                                                                                             

В 2021 році планується продовжувати роботу щодо наповнення універсального електронного каталогу та введення описів до пошукової системи.

11. Наявність механізму приймання електронною поштою замовлень користувачів на видавання справ до читального залу.

 На офіційному вебсайті архівного сектору у рубриці «зворотній зв'язок»  налагоджено зворотній зв"язок із зверненням громадян. Замовлення електронною поштою від користувачів на видавання справ до читального залу в 2020 році не надходили

Завідувач архівного сектору

Рокитнянської районної державної

адміністрації Київської області                                    Віра СМОЛЬНИЦЬКА