Архівний сектор

Рокитнянської райдержадміністрації

Київської області

a

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2019 рік


Підсумки

роботи архівного відділу Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області  за 2019 рік 

     Робота архівного відділу Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області в 2019 році була направлена на забезпечення виконання плану архівної справи. Запланований об’єм робіт виконано.

                     1. Основні організаційні заходи архівної установи

     Здійснено наступні заходи щодо виконання розпорядження  "Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ Рокитнянської районної державної адміністрації в 2018 році":

- складено і надіслано листи до 10 установ про науково-технічне опрацювання та передавання документів на зберігання в 2019 році;

- в листопаді 2019 року складено і надіслано юридичним особам  31 листи про надання Паспорту архівного підрозділу своєї установи за станом на 1 грудня 2019 року.

        На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»  11  установ списку № 1 та списку № 2 склали та затвердили  11 Положень про архівні підрозділи та погодили їх на засіданні ЕК архівного відділу).

        На виконання наказу Міністерства  юстиції України  від  19 червня  2013 № 1227/5 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації"  11 установ списку № 1, 2 склали та затвердили індивідуальні Положення про експертну комісію та погодили їх на засіданні  ЕК архівного відділу).

        На виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» 9  установ, підприємства та організації списку № 1, 2, 3   надали на розгляд експертної комісії архівного відділу   номенклатури справ (на засіданні ЕК архівного відділу погоджено 14 номенклатур справ).

        31 установи подали  Паспорт архівного підрозділу за станом на 1 грудня 2019 року.

        Архівний відділ надає платні послуги. За рахунок цих коштів в 2019 році сплачено  за  функціонування веб-сайту архівного відділу, перезаправлено катріджі.

          В 2019 році  продовжує свою роботу веб-сайт "Архівний відділ Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області",  проведено оновлення та редагування  інформації рубрик: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок, нормативна база, діяльність, послуги, список фондів, штати, новини, корисні посилання, поточна діяльність. Розпочато  нову рубрику "Електронні журнали". Протягом  2019 року начальником архівного відділу підготовлено (редаговано) і розміщено «Автоматично-індексованим» способом інформацію  по 14 розділах.

         Для швидкого доступу до мережі Інтернет створено сторінку архівного відділу в соціальній мережі «фейсбук», на якій також розміщується інформація про діяльність відділу.

       Проведено 2 семінари з секретарями сільських рад, працівниками служб діловодства архівних підрозділів з питань комплектування архіву, складення та оформлення описів, порядку складання річних розділів зведених описів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях.    

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ

   Проводились заходи щодо поліпшення умов зберігання доку­ментів,  оптимального  розміщення  в  архівосховищах,  контролю  за наявністю та фізичним станом документів:

1. Знепилено протягом року 1003 коробки, що становить 314 п. м. Знепилення проводилось   у червні  2019 року.

2. Виготовлено та замінено 68 ярликів на коробках з документами.

3. Проведено ремонт 144 аркушів в документах з паперовою основою.

4. Підшито 152 справи.

5. Зроблено перевірку наявності по 7 фондах, 1983 справи:

6. Складено 7 актів перевірки наявності та стану справ документів.

7. Внесено зміни до 5 карток  фондів.

8. Зашифровано 327 справ.

9. Перешифровано 167 справ.

10. Внесено зміни до 8 постелажних та 8 пофондоввих топографічних покажчиків.

11. Внесено 8 записів в книгу обліку надходжень.

12. Внесено доповнення до 29 фондів.

13. Внесено доповнення  до 8 карток фондів

14. Внесено 8 записів в книгу стану справ архівних фондів.

15. Внесено зміни в паспорт архівного відділу по 8 фондах.

16. Щомісяця в сховищі проводиться санітарний день.

      В 2019 році до архівного  відділу   на  державне      зберігання       надійшло 4 частини  фондів (Рокитнянська районна державна адміністрації Київської області, Управління агропромислового розвитку Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області, Управління Державної Казначейської Служби України у Рокитнянському районі Рокитнянський районний центр зайнятості).

3. Створення    та    розвиток    науково-довідкового    апарату   до документів Національного архівного фонду

     Проведено переробку опису № 1 справ постійного зберігання  4 фондів: №140 Насташська однорічна школа за 1948-1967 роки в кількості 101 справ; №52 Рокитнянський райком профспілки працівників держторгівлі та  споживчої кооперації Рокитнянського РайСТ  Київської області за 1972-1986 роки в кількості 94 справ; № 53Рокитнянська районна профспілка працівників  освіти і науки України за 1969-2010 роки в кількості 104 справ; 56Рокитнянський дитячий будинок за 1947-1967 роки в кількості 63 справ.

  Проводиться каталогізація. Тематичне розроблення пройшли фондів, 712 одиниць зберігання. Сформовано в 2019 році та внесено до електронного каталогу  2760 тематичних  карток на управлінську документацію. 

     До електронної пошукової  системи в 2019 році внесено 15  описів фондів на 2717 од. зб. Всього до електронної пошукової системи офіційного  веб-сайту архівного відділу  внесено 70 описів справ постійного зберігання на 19086 од. зб. 

    Проводилася робота з підготовки інформації для створення  путівника «Архівні установи Київської області». Начальник архівного відділу долучилася до створення книги «Рокитне». Видання присвячене  500-річчю першої письмової згадки  про селище Рокитне, що на Київщині (видано в 2018 році).          

4. Формування    Національного   архівного   фонду.   Експертиза цінності   документів.   Організація   зберігання   документів   НАФ   в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

        Експертною комісією архівного відділу на засіданнях схвалено та погоджено:

- 11 Положення про архівні підрозділи установ списку № 1,2,3 ;

- 11 Положення про експертну комісію установ списку № 1,2,3;

- 14 номенклатур справ установ списку № 1,2,3;

-5 описів  справ постійного зберігання установ  на 284 од. зб.;

- 4 описи справ з кадрових питань(особового складу) (№ 2-ос)  на 63 од. зб.;

- 2 описи справ тривалого (понад 10 років)  зберігання  на  90 од. зб.;

- 6 актів про вилучення для  знищення документів не внесених до Національного архівного фонду установ списку № 1,2,3  на 1171 од. зб. (493 позицій).

   Надавались консультації працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо розроблення інструкцій з діловодства, складання номенклатури справ, науково - технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення  для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду, Положень про архівні підрозділи, експертні комісії, перевіряння наявності справ в архівних підрозділах, порядку складення паспортів архівного підрозділу установи, організації, підприємства та інші питання діловодства та архівної справи.

    В  2019 році упорядковано 284 од. зб. управлінської документації постійного зберігання, в тому числі власними силами підприємств 284 од. зб.; управлінської документації тимчасового зберігання упорядковано 90 од. зб., в тому числі власними силами підприємств 90 од. зб.; документів з кадрових питань (особового складу) 732 од. зб., в тому числі трудовим архівом 669 од. зб.,  в тому числі  власними силами підприємств 63 од. зб.

 5. Використання інформації документів НАФ

   В засобах масової інформації розміщено 5 публікацій. Дві  статті опубліковано в районній газеті, три статті розміщено на офіційних веб-сайтах Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області та архівного відділ:

-            «Ой мамо, ой мамо, як тяжко в неволі», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 33-34 від  08.05.2019 р.;

-            «Бо Україна була, є і буде, бо вона понад усе», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 63-64 від  23.08.2019 р.;

-            « Героям слава!»;

-            «Гібридні війни Росії: Історія, яка повторюється»;

-             «День пям’яті жертв політичних репресій».

      В 2019 році  підготовлено 2 виставки архівних документів:

- "Пам'ятники воїнам, що загинули в боротьбі з нацизмом, в населених пунктах Рокитнянщини", до Дня пам'яті та примирення. Експозиція нараховує 22 фотодокументи і розміщена для перегляду на інформаційному стенді в коридорі архівного відділу;

- "Шлях до незалежності", до 28-ї річниці незалежності України. Експозиція нараховує   23 фотодокументи і розміщена для перегляду на інформаційному стенді в коридорі архівного відділу.

На офіційному веб-сайті архівного відділу розміщено 7 on-line виставок архівних документів:

-  «До дня «Кіборга». На виставці експонуються 5 фотодокументів;

- «Майдан очима його учасників»,  до Дня Героїв Небесної Сотні.На виставці експонуються 18 фотодокументів;

- «Історія одного пам'ятника», до 205-ї річниці з дня народження Т.Г. Шевченка. На виставці експонуються 6 фотодокументів;

- «Репатріанти», до Дня пам'яті та примирення. На виставці експонуються 30 фотодокументів;

- «Пам'ятники воїнам, що загинули в боротьбі з нацизмом, в населених пунктах Рокитнянщини», до Дня пам'яті та примирення. На виставці експонуються 21 фотодокумент;

- «Облік братських та індивідуальних могил бійців та офіцерів Червоної армії у Великій Вітчизняній війні, по Рокитнянському району», до Дня пам'яті та примирення. На виставці експонуються 22 фотодокументів;

- «Шлях до незалежності», до 28-ї річниці незалежності України. На виставці експонуються 23 фотодокументів.

 

Вищезазначена інформація розміщена також в соціальній мережі «фейсбук»  на сторінці архівного відділу.

       Протягом 2019 року  архівним  відділом  надано 490 консультацій   юридичним та фізичним особам, з них:

-  на особистому прийомі - 428;

 - по телефону - 62.

        Тематика консультацій: соціально-правові -174, майнові -12, тематичні – 138, біографічні -2,  генеалогічні -0,  РАЦС -34; інші – 130.

        Постійно оновлюється  офіційний  веб-сайт "Архівний відділ Рокитнянської районної державної  адміністрації", рубрики сайту доповнюються інформацією. На веб-сайті архівного відділу налагоджено зворотній зв"язок із зверненням громадян. Для швидкого доступу до мережі Інтернет створено сторінку архівного відділу в соціальній мережі «фейсбук», на якій  розміщується інформація  про діяльність відділу, публікації та on-line виставки.

        До електронної пошукової системи офіційного  веб-сайту архівного відділу  внесено 70 описів справ постійного зберігання на 19086 од. зб., з них у 2019 році внесено 15 описів справ на 2717 од. зб.

        Проводиться каталогізація. В 2019 році тематичне розроблення проходили 10 фондів, 712 одиниць зберігання, сформовано та внесено до електронного каталогу  2760 тематичних  карток на управлінську документацію. Всього тематичне розроблення пройшли 18 фондів, 1503 од. зб., сформовано 8860 тематичних карток.

       Інформація доступна для всіх зацікавлених користувачів.

    Для швидкого доступу до мережі Інтернет створено сторінку архівного відділу в соціальній мережі «фейсбук», на якій  розміщується інформація про діяльність відділу.

   6. Діяльність трудового архіву 

      Станом на 01.01.2020 на території Рокитнянського району функціонує комунальна установа "Трудовий архів Рокитнянського району", який створений при районній  раді. Установа  має статус юридичної особи. В  трудовому  архіві  працює 2  штатних  працівника.

       Трудовий архів знаходиться в одному приміщенні з архівним відділом.

     Станом на 31 грудня 2019 року трудовий  архів  налічує 73 фонди  на  9852  справ з кадрових питань (особового  складу).

     Протягом  2019  року  трудовим  архівом  видано  385  довідок   соціально-правового характеру.

Начальник архівного відділу                                              В. СМОЛЬНИЦЬКА