Архівний відділ

Рокитнянської райдержадміністрації

Київської області

a

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2018 рік


 

Підсумки

роботи архівного відділу Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області  за 2018 рік 

      Робота архівного відділу Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області в 2018 році була направлена на забезпечення виконання плану архівної справи. Запланований об’єм робіт виконано.

                     1. Основні організаційні заходи архівної установи

В 2018 році архівним відділом райдержадміністрації було  підготовлено один проект, на основі якого  прийнято   розпорядження голови Рокитнянської районної державної адміністрації Київської області від 16 січня 2018 року № 6 "Про погодження номенклатури справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ Рокитнянської районної державної адміністрації в 2018 році".

          Здійснено наступні заходи щодо виконання розпорядження  "Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ Рокитнянської районної державної адміністрації в 2018 році":

- складено і надіслано листи до 10 установ про науково-технічне опрацювання та передавання документів на зберігання в 2018 році;

- в листопаді 2018 року складено і надіслано юридичним особам  31 листи про надання Паспорту архівного підрозділу своєї установи за станом на 1 грудня 2018 року.

          На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»  9  установ списку № 1 та списку № 2 склали та затвердили  11 Положень про архівні підрозділи та погодили їх на засіданні ЕК архівного відділу).

          На виконання наказу Міністерства  юстиції України  від  19 червня  2013 № 1227/5 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації"  11 установ списку № 1, 2, 3   склали та затвердили індивідуальні Положення про експертну комісію та погодили їх на засіданні  ЕК архівного відділу).

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» 9  установ, підприємства та організації списку № 1, 2, 3   надали на розгляд експертної комісії архівного відділу   номенклатури справ (на засіданні ЕК архівного відділу погоджено 9 номенклатур справ).

           31 установи подали  Паспорт архівного підрозділу за станом на 1 грудня 2018 року.

           Архівний відділ надає платні послуги. За рахунок цих коштів в 2018 році сплачено  за  функціонування веб-сайту архівного відділу, перезаправлено катріджі, проведено ремонт комп’ютера  принтера, проведено технічний огляд та пере заправку 4-х вогнегасників.

           В 2018 році  продовжує свою роботу веб-сайт "Архівний відділ Рокитнянської райдержадміністрації",  проведено оновлення та редагування  інформації рубрик: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок, нормативна база, діяльність, послуги, список фондів, штати, новини, корисні посилання, поточна діяльність. Розпочато  нову рубрику "Електронні журнали". Протягом  2017 року начальником архівного відділу підготовлено (редаговано) і розміщено «Автоматично-індексованим» способом інформацію  по 14 розділах.

            Для швидкого доступу до мережі Інтернет створено сторінку архівного відділу в соціальній мережі «фейсбук», на якій також розміщується інформація про діяльність відділу.

            В райдержадміністрацію  щоквартально подавались звіти про роботу із зверненнями громадян в архівному відділі, квартальні та щотижневі плани роботи відділу.

            В березні та липні 2018 року на оперативних  нарадах  керівників структурних підрозділів у голови райдержадміністрації  начальник архівного відділу  звітувала  щодо роботи архівного відділу за 2018 рік.

Проведено 2 семінари з секретарями сільських рад, працівниками служб діловодства архівних підрозділів з питаньекспертизи цінності документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях,  з питань  електронного документообігу у діловодстві, впровадження нових нормативно-правових актів з   питань архівної справи.    

Начальником архівного відділу 25 січня 2018 року проведено "прямий телефонний зв’язок".

   В райдержадміністрацію  щоквартально подавались довідки про роботу із зверненнями громадян в архівному відділі.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ

 Проводились заходи щодо поліпшення умов зберігання доку­ментів,  оптимального  розміщення  в  архівосховищах,  контролю  за наявністю та фізичним станом документів:

1. Знепилено протягом року 976 коробок, що становить 314 п. м. Знепилення проводилось   у липні  2018 року.

2. Виготовлено та замінено 68 ярликів на коробках з документами.

3. Проведено ремонт 199 аркушів в документах з паперовою основою.

4. Підшито 143 справи.

5. Зроблено перевірку наявності по 8 фондах, 1961справ:

 1. Колгосп «Прогрес» села Савинці                                                     - 282  справ

2.  Колгосп ім. Ватутіна села Запруддя                                                 - 164  справ

3. Колгосп «Росія» села Ромашки          -183  справ                                                    

4.  Радгосп «Дружба» села Острів                                                           -   85  справ

5.  Колгосп ім. Ілліча  села Шарки                                                           - 162  справ

6.  Колгосп «Зоря Комунізму» села Бирюки                                             - 187  справ

7.  Колгосп «Дружба» с. Острів                                                               - 113  справ

8.  Рокитнянська селищна рада                                                               - 785  справ

6. Складено 8 актів перевірки наявності та стану справ документів.

7. Внесено зміни до 5 карток  фондів.

8. Зашифровано 327 справ.

9. Перешифровано 167 справ.

10. Внесено зміни до 5 постелажних та 5 пофондоввих топографічних покажчиків.

11. Внесено 5 записів в книгу обліку надходжень.

12. Внесено доповнення до 29 фондів.

13. Внесено доповнення  до 22 карток фондів, складено 1 картку фондів на нове надходження.

14. Внесено 11 записів в книгу стану справ архівних фондів.

15. Внесено зміни в паспорт архівного відділу по 5 фондах.

16. Щомісяця в сховищі проводиться санітарний день.

        В 2018 році до архівного  відділу   на  державне      зберігання       надійшло 5 частини  фондів (Рокитнянська районна рада, Рокитнянський районний центр зайнятості,  Управління Пенсійного фонду України у Рокитнянському районі, Відділ культури, молоді та спорту Рокитнянської районної державної адміністрації,    "Документи територіальних виборчих комісій з місцевих виборів (колекція).

3. Створення    та    розвиток    науково-довідкового    апарату   до документів Національного архівного фонду

     Проведено переробку опису № 1 справ постійного зберігання  фонду 165 Планова комісія виконавчого комітету  Рокитнянської районної ради депутатів за 1954-1991 роки в кількості 167 справ.

  Проводиться каталогізація. Тематичне розроблення проходили 2 фонди, 322 одиниць зберігання. Сформовано в 2018 році та внесено до електронного каталогу  1291 тематичних  карток на управлінську документацію. 

    До електронної пошукової  системи в 2018 році внесено 33  описів фондів на 11560 од. зб.: Бирюківської, Бушевської, Житньогірської, Запрудянської, Лубянської, Маківської, Насташівської, Ольшаницької, Острівської, Ромашківської, Савинецької, Синявської, Телешівської, Шарківської, Бакумівської, Ворошилівської, Мовчанівської сільських рад, Рокитнянської селищної ради, Рокитнянського районного комітету народного контролю, Управління агропромислового розвитку Рокитнянської районної державної адміністрації, Рокитнянського районного суду Київської області, КМЗ «Рокитнянська центральна районна лікарня, ВАТ «Рокитнянський цукровий завод», колгосп «Україна»  села Телешівка Рокитнянського району, Рокитнянська машино – тракторна станція Київської області, ТДВ «Синявське» смт Рокитне-2,  Рокитнянський районний комітет профспілки працівників сільського господарства,  редакція газети «Вісник Рокитнянщини», колгосп «Росія » села Ромашки  Рокитнянського району, радгосп «Дружба» села Острів Рокитнянського району, колгосп ім. Ілліча  села Шарки Рокитнянського району, колгосп «Зоря Комунізму» села Бирюки  Рокитнянського району, відділ Держгеокадастру у Рокитнянському районі Київської області. Всього до електронної пошукової системи офіційного  веб-сайту архівного відділу  внесено 55 описів справ постійного зберігання на 16369 од. зб. 

    Проводилася робота з підготовки інформації для створення  путівника «Архівні установи Київської області». Начальник архівного відділу долучилася до створення книги «Рокитне». Видання присвячене  500-річчю першої письмової згадки  про селище Рокитне, що на Київщині (видано в 2018 році).                 

4. Формування    Національного   архівного   фонду.   Експертиза цінності   документів.   Організація   зберігання   документів   НАФ   в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

        Експертною комісією архівного відділу на засіданнях схвалено та погоджено:

- 11 Положення про архівні підрозділи установ списку № 1,2,3 ;

- 11 Положення про експертну комісію установ списку № 1,2,3;

- 9 номенклатур справ установ списку № 1,2,3;

- 15 описів  справ постійного зберігання установ  на 866 од. зб.;

- 9 описів справ з кадрових питань(особового складу) (№ 2-ос)  на 368 од. зб.;

- 2 описи справ тривалого (понад 10 років)  зберігання  на  72 од. зб.;

- 2 описи справ тимчасового зберігання  на  12 од. зб.;

- 7 актів про вилучення для  знищення документів не внесених до Національного архівного фонду установ списку № 1,2,3  на 3473 од. зб. (305 позицій).

   Надавались консультації працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо розроблення інструкцій з діловодства, складання номенклатури справ, науково - технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення  для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду, Положень про архівні підрозділи, експертні комісії, перевіряння наявності справ в архівних підрозділах, порядку складення паспортів архівного підрозділу установи, організації, підприємства та інші питання діловодства та архівної справи.

    В  2018 році упорядковано 866 од. зб. управлінської документації постійного зберігання, в тому числі власними силами підприємств 866 од. зб.; управлінської документації тимчасового зберігання упорядковано 84 од. зб., в тому числі власними силами підприємств 84 од. зб.; документів з кадрових питань (особового складу) 368 од. зб., в тому числі  власними силами підприємств 368 од. зб.

 5. Використання інформації документів НАФ

      В засобах масової інформації розміщено 12 публікацій:

- «Хронологія адміністративно-територіальних змін» №№ 5-6 від  19.01.2018 р.;

- «З історії населених пунктів. Телешівка», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 15-16 від  23.02.2018 р.;

- «З історії населених пунктів. Телешівка (продовження)», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 75-18 від  02.03.2018 р.;

- «З історії населених пунктів. Савинці», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 23-24 від  23.03.2018 р.;

- «Запрошуємо на виставку!», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 41-42 від  25.05.2018 р.;

- «Великий терор» До дня пам’яті жертв політичних репресій, газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 41-42 від  25.05.2018 р.;

            - «Триває виставка «1917-1921: український вимір», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 47-48 від  15.06.2018 р.;

            - «Сторінками історії. Рокитнянщина повоєнна», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 55-56 від  13.07.2018 р.;

- «Національний архівний фонд поповнюється документами захисників України», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 55-56 від  13.07.2018 р.;

- «До 500-річчя Рокитне», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 73-74 від  14.09.2018 р.;

- «…бо ми українці», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 93-94 від  23.11.2018;

- «Голодний 47-й…», газета «Вісник Рокитнянщини» №№ 93-94 від  23.11.2018.

Підготовлено 5  виставок архівних  фотодокументів:

- "Перемога на шпальтах районної газети", присвячена 73-й річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 рр. Експозиція нараховує  19 фотокопій архівних документів. Виставку розміщено на інформаційному стенді в коридорі  архівного відділу;

-  Виставка архівних документів з нагоди вшанування 80-х роковин Великого терору - масових політичних репресій 1937-1938 рр. Експозиція нараховує  8 фотокопій  документів. Виставку розміщено на інформаційному стенді в коридорі  архівного відділу;

- "Медицина в роки війни", до 77-ї річниці  початку німецько-радянської війни 1941-1945 років  та з нагоди Дня медичного працівника. Експозиція нараховує  9 фотокопій архівних документів. Виставку розміщено на інформаційному стенді в коридорі  архівного відділу;

- "100-річчя запровадження державної служби в Україні" Експозиція нараховує  17 фотокопій архівних документів. Виставку розміщено в Районному будинку культури;                                                              

- «Суворі покарання для  голодних» За вироками та рішеннями суду по кримінальних справах 1947 року. На виставці експонуються 8  архівних фотодокументів, розміщено на інформаційному стенді в коридорі  архівного відділу.

    На виконання спільного розпорядження голови Рокитнянської райдержадміністрації та голови районної ради від   18 грудня 2017 року № 346/65 «Про  План заходів з підготовки та відзначення  95-річчя утворення Рокитнянського району та 500-річчя селища Рокитне» архівним відділом підготовлено 4 інформаційних листи: Рокитнянській селищній раді 2 листи, Савинецькій сільській раді 1 лист, КМЗ «Рокитнянська центральна районна лікарня» 1 лист.

    Архівним відділом підготовлено тарозміщено на офіційному веб-сайті 21 оnline  виставки  архівних документів та  11 публікацій  до 95-річчя Рокитнянського району та 500-річчя смт Рокитне:

-  З історії населених пунктів Рокитнянщини.    Село Телешівка;

-  Історія села Савинці "Село моє – краплиночка на карті";

-  "Сторінки історії. Тяжке життя післявоєнне";

- З історії населених пунктів Рокитнянщини. «Я народився в наргайнішому селі планети – Савинцях»;

-  З історії населених пунктів Рокитнянщини. с. Синява "Із сивої давнини...";

-  Краєзнавче дослідження Надії Беззубенко "Савинці-село мого дитинства";

-  «Півтисячолітня історія Рокитного  наповнена найрізноматнішими подіями…»;

-  «Тяжке життя післявоєнне», до 95-річчя Рокитнянського району;

- «Правда про Голодомор», до 85-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні;

-  «Голодомор 1921-1923 років»;

- «До дня української писемності та мови».

         Вищезазначена інформація розміщена також в соціальній мережі «фейсбук»  на сторінці архівного відділу.

   З 05 по 17 червня 2018 року в приміщенні Рокитнянського районного будинку культури експонувалася пересувна  фотодокументальна виставка Державного архіву Київської області під назвою «1917-1921: український вимір», присвячена 100-річчю Української революції. Презентував виставку провідний спеціаліст  архівного відділу.

    В 2018 році до 500-річчя селища Рокитне та 95-річчя утворення Рокитнянського району на офіційному веб-сайті архівного відділу розміщено   21 online виставки архівних документів:

-    "Без В.Чорновола: життя і безсмертя у фото", до 80-річчя від дня народження В.Чорновола. На виставці експонуються 12 фотодокументів;

- «Савинці: давноминулі події в документах  початку ХХ століття». На виставці експонуються 8 фотодокументів;

-  "Гортаючи сторінки "районки"..."  -  до 73-ї річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 років. На виставці експонуються 19 архівних фотодокументів;

-  «Активний розвиток містечка Рокитне  в другій половині XIX на початку XX столітть» - за архівними фондами Державного архіву Київської області». На виставці експонуються 22 фотодокументів;

-   "Великий терор" – репресії на Рокитнянщині»,  з нагоди вшанування 80-х роковин Великого терору - масових політичних репресій. На виставці експонуються 8 фотодокументів;

- «100 років запровадження державної служби». На виставці експонуються 17 фотодокументів;

-    "Війна і медицина", до 77-ї річниці  початку німецько-радянської війни 1941-1945 років  та з нагоди Дня медичних працівників. На виставці експонуються 9 архівних фотодокументів

-  "Про радянське повсякдення" частина 1,   життєпис радянського періоду на Рокитнянщині у фото. На виставці експонуються 44 фотодокументів.;

-   "Про радянське повсякдення" частина 2,   життєпис радянського періоду на Рокитнянщині у фото. На виставці експонуються 27 фотодокументів;

-    "Про радянське повсякдення. День знань." частина 3,   життєпис радянського періоду на Рокитнянщині у фото. На виставці експонуються 23 фотодокументів;

-   "По сторінках  "районки"1945 рік". Частина. На виставці експонуються  31 архівних фотодокументів;

-   "По сторінках  "районки"1946 рік". Частина 2. На виставці експонуються 32  архівних фотодокументів;

-   "По сторінках  "районки"1947 рік". Частина 3. На виставці експонуються 26  архівних фотодокументів;

-   "По сторінках  "районки"1948 рік". Частина 4. На виставці експонуються 32  архівних фотодокументів;

-   "По сторінках  "районки"1949 рік". Частина 5. На виставці експонуються 26  архівних фотодокументів;

-   "По сторінках  "районки"1950 рік". Частина 6. На виставці експонуються 15  архівних фотодокументів;

-  "По сторінках  "районки"1951 рік". Частина 7. На виставці експонуються 23  архівних фотодокументів;

-  "Релігійне життя Рокитнянщини", до 1030-річчя хрещення Київської Русі. На виставці експонуються 18  архівних фотодокументів;

- «Духовне життя.  Храми Рокитнянщини». На виставці експонуються 24   фотодокументів;

-   «Кроки до незалежності». На виставці експонуються 30  архівних фотодокументів;

-    «Голодний 1947-й…» На виставці експонуються 8  архівних фотодокументів.

Протягом 2018 року  архівним  відділом  надано 510 консультацій   юридичним та фізичним особам, з них:

-  на особистому прийомі - 462;

 - по телефону - 48.

           Тематика консультацій: соціально-правові -199, майнові -16, тематичні – 140, біографічні -2,  генеалогічні -8,  РАЦС -52; інші – 93.

         Створено власний веб-сайт "Архівний відділ Рокитнянської районної державної  адміністрації", постійно ведеться оновлення інформації, на веб-сайті архівного відділу налагоджено зворотній зв"язок із зверненням громадян. До електронного каталогу в 2018 році  внесено 1291 тематичних  карток на управлінську документацію та  до  електронної пошукової  системи внесено 33  описів фондів на  16369 од. зб.

   Для швидкого доступу до мережі Інтернет створено сторінку архівного відділу в соціальній мережі «фейсбук», на якій  розміщується інформація про діяльність відділу.

   6. Діяльність трудового архіву 

      Станом на 01.01.2019 на території Рокитнянського району функціонує комунальна установа "Трудовий архів Рокитнянського району", який створений при районній  раді. Установа  має статус юридичної особи. В  трудовому  архіві  працює 1,5  штатних  працівника.

       Трудовий архів знаходиться в одному приміщенні з архівним відділом.

     Станом на 31 грудня 2018 року трудовий  архів  налічує 68 фондів  на  8715  справ з кадрових питань (особового  складу).

     Протягом  2018  року  трудовим  архівом  видано  420  довідок   соціально-правового характеру.

Начальник архівного відділу                                                          В. СМОЛЬНИЦЬКА