Архівний відділ

Рокитнянської райдержадміністрації

Київської області

a

План

План розвитку архівної справи на 2019 рік


План розвитку архівної справи на 2019 рік

 

№ з/п

Назва заходів

Термін виконання

Виконавці

Відмітка про виконання

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

1.1.

Ремонт документів  – 100 аркушів

І-ІІІ кв.

начальник відділу

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.2.

Оправлення та підшивка документів – 100 справ

І-ІІІ кв.

начальник  відділу

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.3.

Картонування документів – 240 справ

І – ІV кв.

начальник відділу головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.4.

Перекартонування документів – 357 справи

І – ІІ кв.

начальник відділу головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.5.

Видавання документів користувачам – 25 справ

І-ІV кв.

начальник відділу головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.6.

Перевіряння наявності документів – 1103 справ

І – ІІІ кв.

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.7

Оформлення результатів перевіряння наявності – 8 актів

І – ІІІ кв.

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.7.

Шифрування справ – 240 справ

І – ІV кв.

начальник відділу головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.8.

Знепилення картонажів, стелажів – 150 п.м

І – ІV кв.

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.9.

Нумерація аркушів у справах до 150 арк. – 1300 аркушів

ІІІ кв.

начальник відділу

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.10.

Оформлення обкладинок справ із проставленням шифрів – 240 справ

ІІІ кв.

начальник відділу

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.11.

Написання ярликів на картонажі – 60 ярликів

І – ІV кв.

начальник відділу головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.12.

Ведення постелажного топогра-фічного покажчика – 6 карток

ІІ – ІІІ кв.

начальник  відділу

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

1.13.

Ведення книги обліку надходжень – 4 записи

І – ІV кв.

начальник відділу

 

1.14.

Внесення змін до аркушів фондів – 4 записи

І – ІV кв.

начальник  відділу

 

1.15

Складання карток фондів – 4 карток

І кв.

начальник відділу

 

1.16.

Внесення змін до карток фондів – 4 карток

І – ІV кв.

начальник  відділу

 

1.17.

Ведення справ фондів – 20 справ фондів

І – ІV кв.

начальник  відділу

 

1.18.

Внесення даних до Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів – 4 архівних фондів

І кв.

начальник відділу головний спеціаліст

 

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ

2.1.

Каталогізація управлінської документації – 2300 карток за 40 справами

І-ІІІ кв.

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

2.2

Удосконалення та переблення  описів управлінської документації

 ІІ-ІІІ кв.

начальник відділу головний спеціаліст

 

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів

3.1.

Приймання на державне зберігання управлінської документації – 240 од.зб.

І – ІV кв.

начальник  відділу

 

3.2.

Перевірка фізичного та санітарно-гігєнічного стану справ, що підлягають прийманню на постійне зберігання – 240 справ

І – ІV кв.

начальник відділу

 

3.3.

Схвалення на ЕК:

 

 

 

 

- описів документів, поданих юридичними особами на управлінську (в т.ч. з особового складу) документацію (списки № 3) – 60 од.зб.

І-ІІІ кв.

начальник  відділу

 

 

- 5 номенклатур справ

І-ІІ кв.

начальник відділу

 

 

- описів документів поданих юридичними особами на управлінську (в т.ч. з особового складу) документацію (список №1) – 300 од.зб.

І – ІV кв.

начальник відділу

 

 

- актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню – 100 позицій актів

І – ІV кв.

 

начальник відділу

 

 

- актів про нестачу архівних справ (документів) – 2 позиції актів

І – ІV кв.

Начальник відділу

 

3.4.

Проведення перевірянь підприємств, установ і організацій – 6 комплексних перевіряння

І – ІV кв.

начальник відділу

 

3.5.

Надання методичної допомоги в розробленні та рецензуванні нормативних документів із роботи архівних підрозділів і діловодних служб установ:

 

 

 

 

- зведеної номенклатури справ – 500 статей номенклатури

І, ІІ, ІV кв.

начальник  відділу

 

3.6.

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні описів справ

 

 

 

 

- постійного зберігання – на 240 статей описів

І – ІV кв.

начальник відділу

 

 

- з особового складу – на 60 статей описів

І – ІV кв.

начальник відділу

 

 

- актів про вилучення для знищення справ – на 60 позицій актів

І – ІV кв.

начальник  відділу

 

3.7.

Консультування працівників діловодних служб та архівних підрозділів – 20 консультацій

І – ІV кв.

начальник відділу

 

3.8.

Формування та ведення наглядових справ – 20 наглядових справ

І – ІV кв.

начальник відділу

 

3.9.

Виготовлення та ведення картотеки обліку роботи з установами – 7 карток

І – ІV кв.

начальник відділу

 

4. Використання інформації документів НАФ

4.1.

Виконання запитів: тематичних – 50
соціально-правового характеру - 50

І – ІV кв.

 головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

4.2.

Організація роботи користувачів у читальному залі – 10 користувачів

І – ІV кв.

 головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

4.3.

Облік та реєстрація запитів – 100 запитів

І – ІV кв.

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

4.4.

Підготовка виставок документів –  6 виставок

ІV кв.

начальник відділу головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

4.5.

Підготовка статей в періодичну пресу - 5 статей

І – ІV кв.

начальник відділу

провідний спеціаліст

 

4.6.

 

 

 

 

5. Організація роботи архівного відділу

5.1.

Організація роботи ЕК архівного відділу:

 

 

 

 

- підготовка засідань – 8 засідань

І – ІV кв.

начальник  відділу

 

 

-оформлення протоколів –  8 протоколів

І – ІV кв.

начальник відділу головний спеціаліст

 

 

- реєстрація документів, що надійшли до ЕК – 20 документів

І – ІV кв.

начальник відділу

 

5.2.

Складання річних планів роботи:

 

 

 

 

- відділу – 2 плани ф.101, 110

ІV кв.

начальник  відділу

 

5.3.

Складання квартальних планів роботи відділу – 4 плани

І – ІV кв.

начальник відділу

 

5.4.

Складання річних звітів ф.201, 202, 209 – 3 звіти

ІV кв.

начальник відділу

 

5.5.

Складання звіту про стан і обсяг документів, які зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб - 1 звіт

ІV кв.

начальник відділу

головний спеціаліст

 

5.6.

Складання річних звітів працівників ф.112 – 3 звіти

І кв.

начальник відділу

головний спеціаліст

провідний спеціаліст

 

5.7.

Складання квартальних звітів – 4 звіти

І – ІV кв.

начальник відділу

 

5.8.

Складання місячних звітів – 12 звітів

І – ІV кв.

начальник відділу

 

5.9.

Ведення діловодства в архівному відділі – 11 днів протягом року

І – ІV кв.

начальник  відділу

головний спеціаліст

 

 

Начальник архівного відділу                                                        В.СМОЛЬНИЦЬКА